Når bedriften planlegger utskiftning av IT-utstyr er det viktig å huske på 20/80-prinsippet: av de totale kostnadene for en arbeidsstasjon (TCO, Total Cost of Ownership), utgjør andelen for det fysiske utstyret kun 20 %. Det betyr at kjøpsprisen for utstyret i seg selv ikke utgjør den største andelen av IT-budsjettet.
De første 20 % av kostnadene
Sparte utgifter knyttet til anskaffelse av IT-utstyr kan oppnås gjennom budprosesser, smarte valg av utstyr og fleksibel leasing av utstyr. Å eie IT-utstyret er ofte det mest ineffektive alternativet, både på grunn av relaterte kostnader og mangel på omfattende tjenester for livssyklusforvaltning.
Når kjøpsprisen er optimalisert, er det på tide å se på den totale kostnaden for eierskap. Kostnader knyttet til bruksfasen i IT-budsjettet er det området der det anbefales å målrette omfattende prosjekter og tiltak for kostnadsbesparelse.
Hva består de siste 80 % av kostnadene av?
Den største delen av kostandene innebærer blant annet vedlikehold, datasikkerhetsoppdateringer, programvareoppdateringer, brukerstøtte, IT-support, programvare, programvarelisenser, ulike integreringer og programmer. IT-avdelingen blir dermed opptatt med å supportere arbeidsstasjonene som brukes, i stedet for å fokusere på sine faktiske hovedoppgaver.
Vi leverer proaktiv og smart livssyklusadministrasjon. Tjenestene hjelper helt enkelt din bedrift å redusere IT-kostnader. Livssyklusadministrasjon kan brukes til administrasjon av maskinvare bedriften allerede har, samt når mer maskinvare anskaffes og driften utvides. Vi leverer dette gjennom vårt utstyrsregister, Asset NG, i tillegg til en enkelt prosess for retur av brukt IT-utstyr hvor vi også garanterer informasjonssikkerhet.
Et utstyrsregister er nødvendig da det gir kontroll over IT-parken. I tillegg må bedriften innfri reguleringer og krav dersom den kreves å bevise profesjonell praksis for administrasjon. De nye kravene for informasjonssikkerhet og databeskyttelse i GDPR omfatter krav for overvåking av data knyttet til administrasjon av maskinvare.
Hva er kostnadsbesparelsene i praksis?
TCO-beregninger hjelper deg med å målrette kostnadsbesparelsene riktig. Proaktiv og smart livssyklusadministrering hjelper deg med å oppnå betydelige kostnadsbesparelser på følgende måte:
- Leie av utstyr fra et begrenset utvalg (CYOD-modellen – Choose Your Own Device)
- Automatisering av oppdateringsprosessen for ressursene, med betydelig reduksjon i tilknyttet arbeidsinnsats
- Forutse problemer med datamaskiner, altså overvåking av funksjonen deres i sanntid.
- Gi en rimelig leasingpris for effektive arbeidsstasjoner som har vært i forretningsbruk, og dermed resirkulere maskinvare innenfor selskapets egen organisasjon.
- Forbedre effektiviteten til forhåndsinstallasjoner og logistikk
- Automatisere overvåking
- Sørge for god kvalitet på utstyret
Dette er kun noen av tiltakene som kan iverksettes for kostnadsbesparelser, også når antall maskinvareressurser øker.
