De fleste ansatte bruker minst 15 minutter om dagen på å løse IT-relaterte problemer.
Tapt arbeidstid kan utgjøre titalls millioner euro i årlige kostnader for bedrifter på grunn av redusert produktivitet. I organisasjoner med tusenvis av sluttbrukere fører dette til betydelig lavere produktivitet. Arbeidernes frustrasjon med tregt utstyr påvirker i sin tur alle forretningsprosessene og dermed bedriftens produktivitet og konkurranseevne.
Ineffektive IT-avdelinger og ansattes frustrasjon med tregt utstyr har negativ innvirkning på produktivitet og bedrifters konkurranseevne. Dette er konkrete tegn på at IT-utstyret ikke administreres på mest mulig effektiv måte.
Folk tenker sjeldent på hvor mye tid – og penger – som brukes på administrasjon av IT-utstyr. De tenker heller ikke på besparelsespotensialet forbundet med å optimalisere prosessene rundt utstyrets livssyklus.
Hvordan kan du spare på administrasjon av IT-utstyr?
Andelen av totale livssykluskostnader som utgjøres av fysiske enheter (TCO, totale eierskapskostnader) er i virkeligheten bemerkelsesverdig liten: ca. 20 %. Opptil 80 % av kostnadene er altså knyttet til anskaffelse, bruk, administrasjon og utskifting. Disse kan påvirkes med systematisk og automatisert drift. Ifølge forskningen og mer enn 20 års erfaring kan vi si at det er mulig å spare opptil 30 % av disse kostnadene. Hvorfor og hvordan?
Leasing fra en profesjonell tjenestepartner kan være betydelig billigere enn å kjøpe og administrere enhetene selv. IDCs forskning fra 2017 viser at fornyelse av IT-utstyr hvert tredje år i stedet for hvert sjette år reduserer livssykluskostnadene med 24 %. Dette skyldes at vedlikeholds- og supportkostnadene øker betydelig etter det tredje året i bruk. Problemer som forstyrrer produktiviteten blir også flere og hyppigere. Vi ser flere faser i forbindelse med livssyklushåndtering av utstyr hvor en optimalisert tjeneste kan gi betydelige besparelser.
Utstyr (20 % av de totale kostnadene):
Besparelser i kostnadene som er direkte relatert til anskaffelsen av en enhet, kan oppnås ved anbud, smarte enhetsvalg, fleksible leieavtaler og finansieringsløsninger som drar nytte av forskjellen mellom nåværende og fremtidig verdi.
Lisenser (20 %):
Optimalisering av antall enheter basert på behov kan føre til betydelige besparelser i lisensavgifter. I organisasjoner med tusenvis av enheter kan besparelsene være titusenvis av euro dersom selv om bare 1 % av IT-parken kan elimineres som unødvendig.
Pre-installasjon og levering (5%):
Pre-installasjonsprosessen utgjør en relativt liten del av de totale kostnadene. Systematiske operasjoner i denne fasen kan redusere kostnadene under bruk, forbedre produktiviteten og være særlig lønnsomme mot slutten av enhetenes livssyklus.
Administrasjon under bruk (10 %):
Besparelsespotensialet knyttet til administrasjon under bruk er først og fremst relatert til jevnere og delvis automatiserte prosesser. En systematisk driftsmodell fører til betydelige tidsbesparelser i forhold til ad hoc-operasjoner.
En ekstern IT-tjenestemodell omfatter opprettelse og vedlikehold av et enhetsregister, en automatisert faktureringsprosess samt opplæring, noe som sparer tid for bedriftens ansatte, som heller kan brukes på sentrale virksomhetsfunksjoner.
IT-support (20%):
IT-support kan fokusere på virksomhetskritisk arbeid når behovet for IT-support reduseres. Kostnadskontroll sparer tid brukt til budsjettering. Forespørslene til IT-support reduseres etter hvert som IT-parken fornyes.
Tapt arbeidstid (20 %):
En utdatert IT-park skaper gjentatte problemer med negativ innvirkning på medarbeidernes produktivitet. De vanligste problemene er datamaskiner starter for tregt og programmer som ikke kjører optimalt. Installering av de nyeste programmene eller oppdatering av nåværende programmer vil ikke alltid lykkes, og antall feilrapporter øker.
Disse problemene øker naturligvis antall forespørsler til IT-support, men fremfor alt er det ansatte som jobber med IT-utstyr som tar støyten av unødvendige problemer og tidstap. Som følge av dette kan produktiviteten til ansatte, og konkurranseevnen til en bedrift bli alvorlig påvirket.
Anskaffelse og utskifting (5 %):
En ekstern IT-tjenesteleverandør inkluderer ofte håndtering av avhending, samt automatiske utskiftingsprosesser. Avhendingen inkluderer opphenting av utstyret uten å belaste personalet, og sparer bedriften for resirkuleringsavgifter.
En overraskende stor mengde tid går med til flytting og pakking, datasikring og håndtering av datasikkerhetsavvik. Med en partner med datasikkerhetssertifisering er det mulig å spare mye penger.
Hvor mye kan du spare ved å optimalisere IT-administrasjonen?
Totalt sett kan alle oppførte besparelser resultere i inntil 30 % lavere prosesskostnader. Som vi beskrev tidligere kommer 80 % av livssykluskostnadene fra vedlikehold og administrasjon. Dette betyr at bedriften kan spare omtrent en fjerdedel av alle IT-kostnader ved hjelp av optimaliseringstjenester.
Det er mye penger. Vil du vite mer? kontakt oss >>
