By 3stepIT - oktober 27, 2021
Halloween er rett rundt hjørnet og i den anledning har vi samlet historier fra virkeligheten som bør få det til å gå kaldt nedover ryggen din. Spesielt om du ikke har helt kontroll på hvordan dataene dine blir slettet i dag.
Selv om det er vanskelig å tro, er historiene reelle og hentet fra norske bedrifter, men er dramatisert noe og anonymisert.
IT-sjefen med nyttige bekjentskaper
IT-sjefer er flinke og kloke folk. Uten dem er vi alle på glattisen, for digitale verktøy har blitt helt nødvendig for at vi skal kunne lykkes. Men selv om de er flinke, er det ikke alle som er så glade i endring.
På besøk hos en IT-sjef i en mellomstor norsk kommune ble det presentert hvor viktig det var at data fra kommunens brukere ble slettet på en sikker måte. IT-sjefen var uinteressert og fortalte at han hadde sin egen metode; han var venn med graveren på den lokale kirkegården og hver gang en ny kiste skulle i jorden fikk han anledning til å kaste disker ned i gropen før kisten ble senket.
Han hadde rett i at neppe noen ville lete der – og det er det vanskelig å argumentere mot (hvis man ser bort fra miljøsvinn, dokumentasjon på datasletting og ikke minst råvaremangel da). Jo, og en ting til. En grav kan nyttes til ny gravlegging når det har gått minst 20 år. Liket er kanskje borte, men dataene er fortsatt fine å hente ut for spesielt interesserte.
Den fergeglade IT-sjefen
Ofte blir IT-utstyr samlet opp før det avhendes til en aktør som kan stå for sikker sletting, ombruk eller gjenvinning av utstyret. Men hvorfor samle opp når du kan kvitte deg med IT-utstyret hver dag på vei hjem fra jobben? Det finnes nemlig en IT-sjef der ute (og ja, vi håper du som er skyldig leser dette) som flittig tok med seg disker fra jobb og kastet de enkelt over ripa på fergen mens han beundret fjordutsikten. Spør om fjorden er like fin om noen år dersom han forsetter slik.
Den flytteglade admin-damen med gode intensjoner
Toril var snart 60 år og jobbet som leder for administrasjonen i en offentlig instans som håndterte mange vanskelige og konfidensielle saker. Hun var besatt av å bevise for sine kollegaer at man slettes ikke ble latere eller tregere med alderen. Derfor var Toril svært nøye og dedikert i sin jobb. Hun hadde bevist dette for de fleste ved å sette seg inn i alle disse nye GDPR-reglene og sørget for at de ble fulgt til punkt og prikke av alle ansatte – til IT-sjefens store irritasjon. Han hadde nemlig full kontroll på sikker behandling av data, både gjennom god sikkerhetssoftware og gode avhendingsavtaler for gammelt utstyr. Likevel maste Toril hver dag om alt gikk som det skulle. Hun mente det bare godt, men det var slitsomt likevel.
Endelig skulle de flytte inn i nye lokaler. Toril tok som vanlig initiativ og sørget for at flyttingen skulle gå smertefritt. Flyttingen innebar også at de endelig skulle få nytt utstyr, både i form av kontormøbler og digitale verktøy. Igjen ringte Toril IT-sjefen for å høre om han var sikker på at dataene på de gamle PC-ene som skulle hentes ville bli sikkert slettet. IT-sjefen svarte enkelt med en e-post med et slettebevis for en av PC-ene som ble hentet for noen dager siden. Nå fikk det være nok mas.
Toril tok hintet, og sukket lykkelig der hun så de gamle kontormøblene ble båret ut fra de lokalene fra 70-tallet. Hun hadde selvsagt fått alle de ansatte til å gå gjennom skuffer og skap og makulere gamle papirer. Hun skulle tross alt ikke være dårligere enn IT-sjefen.
Noen uker senere, satt Toril lykkelig i de skinnende nye kontorlokaler i ny kontorstol med alle typer funksjoner. Tenk at flyttingen hadde gått så smertefritt! Hun var overbevist at det var hennes innsats som var avgjørende for suksessen. Hun feiret med en bit fyrstekake idet Aftenposten plutselig ringte. Fyrstekakebiten som hun iherdig prøvde å tygge mens hun lyttet, satt seg plutselig fast i halsen da journalisten med nasal stemme spurte: “Vi har kommet over noen dokumenter av svært konfidensiell informasjon. Vi fant dem i noen eldre kontormøbler. Har du kjennskap til dette?” Toril fikk ikke puste, men merket at hun plutselig ble løftet opp fra stolen. Hun kjente et kraftig trykk i mellomgulvet i det IT-sjefen reddet livet hennes og fyrstekakebiten fløy gjennom luften. Kanskje det var på tide for Toril å innrømme at hun ikke alltid kunne være bedre enn IT-sjefen?
IT-avhending med en dæsj av “voldsom kreativitet”
På arbeidsplassen til Petter var det mange forskjellige karakterer. Det var for så vidt fint, syntes Petter. Det ble liksom aldri kjedelig på jobb med så mange mennesker som fant på så mye sprell. Samtidig var de flinke da. Petter hadde, ved siden av å være HR-sjef, også ansvaret for at kontoret så relativt ryddig ut til enhver tid. For noen dager siden åpnet han døren inn til lageret og innså at han hadde en heftig jobb å ta tak i, da det sikkert lå 30 PCer, 20 skjermer og 60 eksterne lagringsenheter hulter til bulter.
Under lunsjen spurte han sine kreative kollegaer om det var noen som ville savne noe av innholdet på enhetene om han kvittet seg med dem? Det var det ingen som ville, men det kom heller opp mange forslag til hvordan Petter skulle bli kvitt rotet. Det ble til slutt avstemming, der forslaget til Jørgen, den nye traineen, som vant. Forslaget var så morsomt at de bestemte seg å dra en gjeng ut samme kveld og sette i gang arbeidet.
Jørgen hadde ikke helt vokst av seg tenåringsfascinasjonen av ting som smalt. Etter at han vant avstemmingen dro han rett hjem og hentet det han hadde av kinaputter og luftgeværet sitt, kjøpt på Svinesund for noen år tilbake. I tillegg skulle Petter ta med seg både slegge og drill, og hadde fått nøkkelen til en minigraver som stod på byggeplassen de skulle møtes på.
Resten av historien kan du kanskje se for deg, men det ble en morsom aften for de ansatte helt til utstyret skulle ryddes opp og kastes. Det hadde de ikke tenkt over. Men Jørgen hadde også en god idé her. De hadde jo minigraveren. Og langt ute i huttiheita var det vel ingen som ville ta skade av litt nedgravd miljøsvinn? De hadde tross alt begynt med kildesortering på kontoret, så det kompenserte jo for litt av skaden.
Petter syntes ikke noe om ideen, men lot seg presse da de ansatte var slitne og det begynte å bli kaldt. Lite visste han at dette skulle bli avslørt bare noen måneder senere og få ganske fatale konsekvenser for den kreative gjengen.
Den godtroende IT-sjefen
La oss kalle ham Truls, IT-sjefen som jobbet for en mellomstor bedrift med ca. 100 ansatte. Det var på tide å bytte ut PCer for flere av de ansatte, da flere av PC-ene var godt over 5 år gamle og fungerte dårlig. Truls hadde også gjennomført flere digitaliseringsprosjekter de siste årene og flyttet det meste over til skyen. PC-ene som nå skulle skiftes ut var fulle av gamle data – lokalinstallert.
Han hadde hørt om at mange selskaper nå gikk over fra å eie til å leie utstyr. Dette skulle visst bidra til sikrere håndtering av data og ikke minst avhending av gammelt utstyr, men han var ikke helt overbevist og valgte derfor å kjøpe inn 22 nye PCer selv. De gamle bestilte han henting av gjennom et selskap som også tilbød seg å slette dataene for en rimelig penge.
Men Truls var en grundig fyr, og han hadde en litt dårlig følelse ettersom prisen gjenvinningsselskapet tilbød var såpass lav. Derfor satt han som et kriterie til de ansatte som ønsket seg ny PC at alt innhold skulle være slettet på den gamle før de fikk en ny. Men han var ikke så grundig at han sjekket at dette faktisk ble gjort, før han samlet inn PC-ene i en eske som han gav til den stressede mannen som hentet PC-ene og ikke hadde tid til å slå av en prat en gang.
Fakturaen kom, og til Truls store overraskelse var det kun 20 PCer han ble fakturert for. Ikke 22 som han hadde levert. Kanskje de hadde vært greie og gitt ham rabatt? Neida, Selskapet påsto at de kun hadde fått 20 PCer av Truls. De to andre måtte være igjen på kontoret. Men det var de heller ikke, og det var umulig å bevise, for Truls hadde verken signert noe papir ved levering eller tenkt på at slettebevis ville være nyttig.
Huff da, tenkte Truls. Godt han hadde bedt de ansatte om å slette dataene selv også. Lite visste han at dette hadde null verdi da han ble bedt om slettingsbevis av datatilsynet en måned etter.
Grøss.. Ikke bli en av dem som går i dataslettingsfella
Data kommer i så mange former. Det er vanskelig å alltid ha oversikt og selv de beste gjør feil innimellom. Det er historiene over eksempler på. Sørg for at dataene dine destrueres på en sikker måte – av aktører som er sertifisert på nettopp dette. Og minst like viktig – husk å få et bevis på at dataene er håndtert riktig.
Vi har mer enn 20 års erfaring med håndtering av brukt utstyr, og hjelper deg gjerne. Besøk oss på no.3stepit.com/restepit for mer informasjon.